ChatGPTを使った効率の良いメールの作成方法！文章作成のコツとポイント

みなさんは最近話題のChatGPTを使ったことはありますか？
さまざまな活用方法があるChatGPTですが、今回はChatGPTを使ったメールの作成方法をご紹介いたします！
仕事でメールを送る機会が多い方も、これを機にメール作成をより効率化していきましょう！

ChatGPTとは？

まず初めにChatGPTとはどんなものなのかを簡単にお伝えいたします！
ChatGPTは高度なAI人工知能技術によって、人間のように自然な対話で答えてくれるチャットサービスです。さまざまな質問に答えてくれるので、上手く使えばさまざまなシーンで活用ができます。

従来の人工知能による会話システムは、予め決められたパターンに従って応答を生成するため、限られた回答しかできないという問題がありました。
しかし、ChatGPTは大量のテキストデータを学習しているため、人間と自然な対話をすることができ、質問に対して適切な回答を生成することができます。

今回はChatGPTの活用事例のひとつとして、効率的なメールの作成方法を詳しくご紹介いたします。

ChatGPTを使って効率良くメールを作成する方法

ChatGPTを使って効率よくメールを作成するには、まずどんなメールを作成するのかという目的を明確にすることから始まります。
メールの内容が明確になることによって、ChatGPTからの回答もより正確になります
そしてその目的に基づいて、「お礼」「挨拶」などのキーワードをChatGPTに入力します。

例えば、「今日の打ち合わせのお礼のメールを考えて」と入力します。
そうすることで作成したいメールの大枠が回答として得ることができます。

その後文章をチェックして必要であればアレンジをするだけで、すばやく簡単にメールの文章を作成することができます。
文章をタイピングする必要もほとんどないので、業務の効率化に繋がります。

ChatGPTで丁寧な返信メールを書くには？

自分でメールの文章を作成する際にも、丁寧な返信メールを書くには下記のような点を意識すると思います。

上記のようなキーワードをどのようなメールに対する返信メールを作成したいのかというのに加えてChatGPTに入力することで、丁寧な返信メールが簡単に作成できます。

敬語を正しく使用する

特にビジネスシーンでのメールの場合は、敬語の使い方が正しいかを意識する必要があると思います。
普段正しいと思って使っているものも、よくよく調べたら間違った使い方をしていた、なんてことはなくしていきたいですよね。

ChatGPTを活用してメールを作成していく際に、作成の条件に「敬語を正しく用いる」と入力すると、正しい敬語の文章を作成することが可能です。

問題点、要点を明確にする

結局メールは相手に要点が正しく伝わらなければなりません。
そのために回りくどい言い方になりすぎないように気をつけたり、問題点や要点が分かりやすい文章を作成する必要があります。

メール作成時の条件として、「目的や要件を明確にする」と条件付けすることで、丁寧で分かりやすいメールを作成することができます。

誠意を伝える

メールで相手に誠意を伝えることも重要なポイントの一つだと思います。
これもChatGPTでメールの作成をおこなう時に条件として定義することをおすすめします。

「誠意が伝わるようにする」「感謝の気持ちを相手に伝える」などの条件を指定して入れてみましょう。

ChatGPTを使ってメールの作成をするメリット

では、ChatGPTを使ってメールを作成するとどんなメリットがあるのでしょうか？
大きく３つのメリットをご紹介いたします。

文章の修正で誤りを減らせる

あらかじめ自分で考えた文章が合っているかをChatGPTに聞くことで、文章の誤字脱字やスペルミス、表記ミスなど文章の誤りをチェックすることができます。
先にChatGPTにメール文章の大枠を回答してもらって、その文章を自分でチェックするという順番でもミスを減らすことが可能です。

長文の要約ができる

例えば打ち合わせの議事録内容をまとめてメールで送りたい場合などに、ChatGPTを活用して要約してメール文章にすることができます。
要点をおさえたメール文章を作成するのに活用できます。

ネイティブではない言語のメールを送るときに文法や文章のチェックに便利！

ビジネスシーンでは、ネイティブではない言語のメールを送るシーンが発生することもあるでしょう。
ChatGPTは多言語に対応しています。

例えば私たち日本人が英語でメールの文章を作成する時、ある程度文章が書けたとしても、それがビジネスメールに適した文章なのか悩むこともあると思います。
そんな時にChatGPTを使ってビジネスメールに適した文章を作ることができます。

ネイティブではない言語だと、よりスペルミスなども発生しやすいので送る前のチェックにChatGPTを活用するのもおすすめです。

メールの作成にChatGPTを活用するときのポイント

ChatGPTの回答は、同じ入力内容でも聞き方や条件指定の仕方によって変わってきます。
メール作成にChatGPTを活用するときの、ChatGPTへの聞き方のポイントをおさえましょう！

ChatGPTに聞くときは、条件指定がポイント

ChatGPTへメールなどの文章作成を聞く時は、命令文の条件指定がポイントになります。
条件指定をすることによって、ChatGPTの回答の範囲を狭めるようにコントロールすることができます。

質問のように聞くのではなく、明確に条件をつけて命令することによって、求めている回答が得られるようになります。

下記のポイントをおさえて、ChatGPTに入力してみましょう！

ChatGPTを使ってメールの作成をするデメリットと注意点

とても便利なChatGPTですが、必ずしも完璧な回答が得られるわけではありません。
最後にChatGPTを活用してメールを作成する際の注意点についてお伝えいたします。

不自然な表現や感情のない文章になる可能性がある

ChatGPTが作成した文章は、どこか違和感のある不自然な表現や感情のない文章になる可能性があります。
いくら学習能力が高い人工知能とはいえ、やはり人間ではないので細かな表現の部分まで人間が考えるのと同じようにするのは難しいです。

なので、最終的には自分で確認して修正をする必要はあります。

まとめ

今回はChatGPTを活用したメールの作成方法についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？

ChatGPTを活用してメールを作成する際のポイントは、おさえたいキーワードや条件を明確にして入力することです。
条件が明確でないと、求めている回答から遠いものになってしまうので、細かく条件付けすることが重要です。
そのポイントをおさえて、ChatGPTでメールを作成することで効率化することができます！

普段あまり意識しないと思いますがメールの作成には、意外と時間がかかっています。
より品質の良いメールを効率よく作成するために、ChatGPTの特性を上手く利用して活用していってみてくださいね！

藤井俊太

ChatGPT/AIチャット活用の専門家

ChatGPT・AIチャットの専門家。
ChatGPTがローンチされて以来、ChatGPTを使った数多くの業務効率化、ビジネスの支援・サポートを行なっている。
本サイトではChatGPTのほかGoogle Bard、Bing AIといったAIchatの活用方法、最新情報などをわかりやすく発信しています。